Kontrola ITD w firmie: co należy wiedzieć?
O ile kontrole Inspekcji Transportu Drogowego przeprowadzane na drodze nikogo już nie dziwią, o tyle wizyta inspektorów w siedzibie firmy może wywołać pewne konsternacje. Nie należą one jednak wcale do rzadkości. O czym powinniśmy pamiętać, jeśli czeka nas kontrola ITD w firmie? Na co zwrócić uwagę podczas kontroli?
Inspektorzy Transportu Drogowego mają uprawnienia do przeprowadzania kontroli w siedzibie przewoźnika. W jakich sytuacjach grozi nam kontrola ITD w firmie? Może wynikać zarówno z poważnych naruszeń podczas kontroli drogowej, do której doszło np. w poprzednim roku kalendarzowym, jak i rutynowych działań. Zdarzają się ponadto kontrole na wniosek innego organu administracyjnego lub kontrolnego, jak urząd skarbowy, lub związane z donosem złożonym na naszą firmę.
Kontrola ITD w firmie: dowiesz się wcześniej
Na szczęście o planowanej kontroli nie dowiadujemy się dopiero w dniu wizyty inspektorów – poprzedza ją zawiadomienie. Inspektorzy muszą pojawić się w siedzibie naszej firmy w terminie od 7 do 30 dni od dnia doręczenia pisma. Kontrola może trwać od 12 do nawet 48 dni (w zależności od wielkości przedsiębiorstwa), konieczna jest przy niej obecność przedsiębiorcy lub osoby pisemnie upoważnionej do reprezentowania go w czynnościach kontrolnych (inaczej ryzykujemy grzywną). Na zawiadomieniu powinna się znaleźć informacja o zakresie wymaganych do sprawdzenia dokumentów – dzięki temu wiemy, jak powinniśmy się przygotować.
Jakie dokumenty przygotować?
Inspekcja Transportu Drogowego przeprowadza kontrole na podstawie umowy o transporcie oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Musimy liczyć się z dokładną weryfikacją czasu pracy kierowców czy też dokumentów związanych z dostępem przedsiębiorcy do rynku, jak np. certyfikat kompetencji zawodowych czy spełnienie warunków dobrej reputacji. Przygotujmy także wykaz odpowiednich badań czy szkoleń kierowców, akta pracownicze, a dodatkowo wykaz użytkowanych w firmie pojazdów oraz ubezpieczenia OC. Sprawdźmy ponadto takie szczegóły, jak adres czy nazwa firmy (za niezgłoszenie zmian w adresie lub nazwie również grozi kara). Wykaz niezbędnych dokumentów znajduje się na końcu artykułu.
Do przygotowania niezbędnych dokumentów musimy podejść bardzo skrupulatnie. „Należy pamiętać, iż to pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe podzielona na trzy część. Dokumenty w każdej części powinny być ułożone w porządku chronologicznym, a także powinny być ponumerowane. Ponadto każda część akt powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych tylko odpisy i kopie składanych przez pracownika dokumentów, natomiast oryginałów może żądać jedynie do przedłożenia w celu sporządzenia ich odpisów bądź kopii. Ta reguła dotyczy dokumentów, które należą do pracownika i mogą mu służyć do innych celów. W aktach osobowych pracodawca przechowuje również oryginały dokumentów, które należą do niego, czyli egzemplarze oświadczeń stron stosunku pracy, np. umowy o pracę czy porozumienia zmieniającego”– tłumaczy Karolina Wierzchowska, prawnik z Kancelarii Transportowej Legaltrans.
Podczas kontroli inspektorzy sporządzają protokół wraz z wypisanymi uchybieniami. Zanim podpiszemy protokół możemy składać do niego wyjaśnienia, które ITD być może weźmie pod uwagę. Podpisanie protokołu oznacza jednocześnie akceptację jego treści.
Co prawda, przewoźnik ma prawo do odwołania się od wydanej decyzji, jednak tylko w przypadku uchybień popełnionych przez inspektorów podczas kontroli. Mamy na to 14 dni od daty doręczenie decyzji.
Za co należy się kara?
Równie szeroki, co przedmiot kontroli, jest zakres kar. Ich wysokość jest oczywiście uzależniona od rodzaju niedopatrzenia czy wykroczenia – od 150 zł za niewielkie przekroczenie maksymalnego czasu prowadzenia pojazdu do 8 tys. zł za wykonywanie przewozów drogowych bez wymaganej licencji. Należy mieć jednak na uwadze, że łącznie grzywny nie mogą przekroczyć 15 tys. zł (w firmach zatrudniających nie więcej niż 10 kierowców) – 30 tys. zł (w przedsiębiorstwach zatrudniających ponad 250 kierowców). Kierowca musi się z kolei liczyć z karą w wysokości 1000 zł. Oprócz tego Inspekcja Transportu Drogowego prawdopodobnie wezwie przedsiębiorcę do usunięcia uchybień w wyznaczonym terminie.
Jeszcze bardziej brzemiennym w skutkach rezultatem kontroli może być wszczęcie postępowania o cofnięcie licencji, a nawet skierowanie sprawy do prokuratury – przesłanki do takich działań muszą być jednak bardzo poważne.
Kontrola ITD w firmie: ważne!
Zakres kontroli Inspekcji Transportu Drogowego w siedzibie firmy jest na tyle szeroki, że bardzo trudno się do niej przygotować. Jedyną receptą jest systematyczne weryfikowanie prawidłowości procesu obiegu dokumentów oraz dbałość o wszelkie szczegóły. Nie warto tego bagatelizować, inaczej tuż przed kontrolą będziemy gorączkowo szukali tarczek i drukowali aktualne kopie badań lekarskich – rezultaty takich działań nigdy nie będą zadowalające. Często konieczne jest zapisanie odpowiednich obowiązków w regulaminie pracy (dotyczących konieczności raportowania czy archiwizowania dokumentów), dobrym rozwiązaniem jest również korzystanie z usług audytorów, którzy sami przeprowadzą kontrolę w firmie, wskazując newralgiczne miejsca.
Czy możemy w jakikolwiek sposób uniknąć kontroli? Okazuje się, że nie jest to zbyt dobry pomysł – za uniemożliwienie kontroli czy niepoddanie się jej grozi nam kara w wysokości 10 tys. zł. Nie pomoże również zakończenie działalności – mamy obowiązek archiwizowania dokumentów przez min. 1 rok.
Wykaz dokumentów lub ich kserokopii do kontroli ITD w siedzibie firmy:
Każdy pracodawca jest zobowiązany do założenia, a także oddzielnego prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. W aktach osobowych składane są wszystkie dokumenty związane z pracownikiem.
Akta osobowe składają się z trzech części: A, B, C. Każdy z wskazanych dokumentów poniżej ma szczególnie określone miejsce:
• Część A:
1. Kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
2. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty, które potwierdzają okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie.
3. Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe:
a) w przypadku kierowców autobusów kopię:
– prawa jazdy kat D,
– świadectwa kwalifikacji zawodowej,
– ważnej karty kierowcy do tachografu cyfrowego, o ile praca będzie wykonywana na pojeździe wyposażonym w tachograf cyfrowy;
b) w przypadku kierowców pojazdów ciężarowych kopię:
– prawa jazdy kat C, C+E,
– świadectwa kwalifikacji zawodowej,
– potwierdzenie odbycia szkolenia w zakresie przewozu towarów niebezpiecznych (ADR), o ile jest wymagane,
– ważnej karty kierowcy do tachografu cyfrowego, o ile praca będzie wykonywana na pojeździe wyposażonym w tachograf cyfrowy.
4. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, a także aktualne orzeczenie psychologiczne.
5. Potwierdzenie niekaralności.
• Część B:
1. Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków.
2. Zakres czynności (obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy.
3. Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy.
4. Potwierdzenie odebrania informacji o tzw. dodatkowych warunkach zatrudnienia (m. in. obowiązującej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, objęciu układem zbiorowym pracy).
5. Potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami dotyczącymi bhp, a także zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia wstępnego (ogólnego, stanowiskowego) oraz szkoleń okresowych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
6. Oświadczenie pracownika, będącego rodzicem bądź opiekunem dziecka w wieku do ukończenia 4 lat, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z niektórych uprawnień rodzicielskich, a także pracownika wychowującego przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania ze zwolnienia od pracy na 2 dni w ciągu roku kalendarzowego.
7. Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.
8. Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, które w przypadku kierowców obejmują m. in. odbyte szkolenia okresowe, kurs na przewóz ADR, czy też poszerzanie uprawnień o inne kategorie prawa jazdy.
9. Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie.
10. Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej.
11. Wnioski i pisma dotyczące udzielenia pracownikowi: dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego.
12. Dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu do nie niższego niż połowa wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego.
13. Orzeczenia lekarskie i psychologiczne wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi bądź kontrolnymi.
14. Umowa o zakazie konkurencji, o ile strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy.
15. Wnioski pracownika dotyczące: ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, tzw. weekendowy system czasu pracy.
16. Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy.
17. Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony.
18. Na podstawie Ustawy o czasie pracy kierowców wymagane jest, by kierowcy złożyli 2 oświadczenia:
– o wymiarze zatrudnienia albo o niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy,
– o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innych czynności, na innej podstawie niż stosunek pracy, albo o ich niewykonywaniu. Przykładowe wzory takich oświadczeń prezentujemy poniżej
19. Oświadczenie kierowcy o zapoznaniu z ryzykiem zawodowym.
20. Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu.
• Część C:
Jest to ostatnia część akt osobowych, w której gromadzone są dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:
1. Oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
2. Wnioski pracownika w sprawie wydania świadectwa w sprawie wydania świadectwa pracy, a także związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy w przypadku przeniesienia urlopu na kolejny okres pracy u tego samego pracodawcy.
3. Kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy.
4. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, w tym kopię pisma przesłanego nowemu pracodawcy (o ile jest znany) z zawiadomieniem komornika o zajęciu wynagrodzenia pracownika, a także kopie powiadomienia komornika i pracownika o przesłaniu nowemu pracodawcy dokumentów dotyczących zajęcia wynagrodzenia.
5. Umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, o ile strony zawarły taką umowę.
6. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
(Źródło: Kancelaria Transportowa Legaltrans)
Konsultacja merytoryczna: Kancelaria Transportowa Legaltrans
Komentarze
Na razie nie ma komentarzy
Twój komentarz
Jeśli chcesz napisać komentarz, zaloguj się:
lub zarejestruj się.